Le séminaire d'entreprise véhicule son image de marque. En interne ou en externe, cet événement professionnel ne doit donc être pris à la légère. Il nécessite une organisation minutieuse pour faire plaisir aux collaborateurs, booster la motivation des employés et faire bonne impression auprès des convives. Découvrez, dans cet article, 5 conseils pour un séminaire à zéro défaut.
Conseil n°1 : Définissez les objectifs du séminaire
Un séminaire à la montagne ? Au bord de la mer ? Dans un hôtel particulier ? Avant de choisir l'endroit, vous devez définir les objectifs du congrès. Rappelons qu'il s'agit d'un événement avec des objectifs essentiellement professionnels. Choisissez bien votre date pour avoir la certitude que toutes les personnes conviées seront en mesure de s'y rendre. Ce serait dommage d'investir autant de temps, d'argent et d'efforts pour vous retrouver avec une poignée d'invités et rater ainsi l'objectif initial de ce rassemblement. Si l'emploi du temps de vos salariés est entre vos mains, on ne peut en dire autant sur celui de vos fournisseurs et clients. Fixer une finalité pour le séminaire est le meilleur moyen de bien choisir la période, la salle et les équipements dont vous aurez besoin. Par exemple, si un team building ne peuvent se dérouler que dans un espace propice à ces activités, un anniversaire d'entreprise devrait tenir compte du cadre.
Conseil n°2 : Adaptez votre budget à vos objectifs
Vous devez avancer d'emblée le budget dont vous disposer à l'agence qui se chargera de l'organisation. Autrement, on vous proposera inutilement des activités et des espaces qui seraient au-dessus de vos moyens. Cependant, lorsque vous annoncez la couleur dès le départ, les propositions seront plus adaptées vous faisant ainsi gagner du temps et de l'argent. De plus, le budget doit convenir aux objectifs du séminaire. Choisir un domaines skiables trop luxueux comme lieu de séminaire alors que vos invités se connaissent à peine seraient surdimensionné et complètement inapproprié. Ce cadre serait plus adapté à un lancement de nouveaux produits en présence de clients fidèles qui contribuent au plus grand pourcentage de votre chiffre d'affaires. Pour motiver vos équipes et leur permettre de rompre avec la monotonie du quotidien, un congrès en pleine nature serait un choix judicieux. Vos employés seraient amenés à vivre des aventures, à se relaxer et à se ressourcer pour revenir au bureau avec des idées novatrices et un nouveau souffle.
Conseil n°3 : Faites preuve de créativité
Ce n'est pas en emmenant vos équipes à une séminaire d'entreprise comme tous les précédents que vous allez réussir à leur insuffler créativité et productivité. Votre premier but, notamment dans le choix de l'endroit, c'est de créer un effet de surprise et de marquer les esprits. Pendant, la saison hivernale, vous ne trouverez pas mieux que les événements au ski pour gâter la galerie. Si vos employés sont des amateurs de ski, vous leur aurez offert l'occasion de pratiquer leur sport favori dans un cadre idyllique. Dans le cas contraire, vous seriez parvenu à les initier à une nouvelle activité qui ne risque pas de leur déplaire. Sachez que vous n'êtes pas obligé de dépenser une fortune pour faire sensation. Des forfaits de ski spécialement destinés aux événements professionnels ont été conçu : au grand bonheur des chefs d'entreprises en quête de solutions abordables mais qui deviendraient, à coup sûr, un souvenir gravé à jamais dans les mémoires.
Conseil n°4 : Communiquez
Comme le congrès est en soi un acte de communication, certains employeurs oublient de communiquer. Pourtant, très souvent, des événements professionnels ne réussissent pas à atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été conçu par manque de communication. L'entreprise finit par dépenser de grosses sommes d'argent alors que la plupart des invités n'ont pas été tenus au courant. Certains l'apprennent sur le tard et doivent u renoncer parce qu'ils n'ont rien prévu pour la garde de leurs enfants. Une mauvaise communication peut aussi empêcher les invités de bien s'y préparer. S'ils ignorent qu'ils vont passer un week-end dans des domaines skiables, ils risquent de s'y présenter sans une tenue adéquate.
Conseil n°5 : Prévoyez un retour d'expérience
Cet élément se situe à la fin du séminaire mais il doit incontestablement faire partie des préparatifs. En effet, vous devez envoyer un compte rendu aux employés regroupant les sujets évoqués et les décisions qui ont été effectuées. Pour cela, privilégiez des outils digitaux comme le logiciel « mindmapping » plus précis qu'une liste sur papier ou un mail. Cette étape permettra de clôturer l'événement et d'en sortir avec de vrais résultats.